Gestão Pública

3 formas de reduzir custos com computação em nuvem nas Prefeituras

Por IPM
15 abr, 2021
Tempo de leitura: 7 mins
Última atualização: 13 jul às 14:29

Você conhece disquete, sabe o que significa DOS, já mandou revelar um filme de fotos, tem uma gaveta para guardar boletos? Quem tem menos de 20 anos provavelmente dirá não para tudo, a não ser que conheça alguém que goste de contar histórias. E o motivo é simples: nasceu na era digital, e usa o smartphone para tudo – guardar fotos, fazer anotações, ouvir música, enviar mensagens, etc. Ou seja, vive as facilidades da computação em nuvem, tecnologia disponível 24h por dia e que garante reduzir custos diários, inclusive na gestão pública.

O termo computação em nuvem foi utilizado pela primeira vez pelo professor de sistemas de informação Ramnath Chellappa, em 1997, durante uma palestra acadêmica. Entretanto, o conceito de cloud computing, em inglês, começou a ser discutido há décadas, lá pelos idos de 1950. De lá para cá, muitas inovações foram feitas. Essa tecnologia ganhou força a partir dos anos 2000, ao ser oferecida comercialmente. Como resultado, hoje é impensável viver sem internet, sem a computação em nuvem e suas comodidades.

Porém, essa nuvem ainda tem muito espaço para avançar, especialmente quando se fala em gestão pública. Por exemplo, muitas Prefeituras ainda usam o sistema desktop, que exige alto investimento em manutenção. Além disso, toda vez que o sistema é melhorado, ele precisa ser atualizado em cada repartição. Com softwares web, basta clicar em atualizar e todos os usuários, onde quer que estejam, ganham acesso à nova versão de forma concomitante.

Existem ótimos exemplos de Municípios que comemoram os resultados com a tecnologia em nuvem. Especialmente reduzir custos, o que se reverte no melhor uso do dinheiro público. É o caso de Concórdia (SC), Pinhalzinho (SC), Coronel Bicaco (RS), Horizontina (RS) e Santa Rosa (RS), por exemplo, que usam tecnologia 100% em nuvem da IPM Sistemas.

> Vídeo: assista ao vídeo com depoimentos de gestores públicos

Entenda como a computação em nuvem garante que as Prefeituras reduzam seus custos:

Eliminação de custos com datacenter local

A implantação de um sistema em nuvem, como o Atende.Net, desenvolvido dentro do conceito da construção de cidades inteligentes, resulta em diversas vantagens. Entre elas, está a aposentadoria dos servidores de banco de dados e espaços exclusivos para o Centro de Processamento de Dados (CPD). Ainda, elimina a necessidade de gerenciamento de banco de dados (SGBDs), softwares básicos e aplicativos. Além disso, decreta o fim dos cabeamentos estruturados, eliminando custos com compra e manutenção. Tudo isso permite reduzir custos de forma considerável.

É a constatação de Wanderlei Borba, secretário de Administração de Pinhalzinho (SC). “Não precisa hoje investir em um servidor de alta capacidade, caro, com velocidade e potência, porque o sistema está todo com a IPM. Isso nos facilita na questão da assistência técnica. Nosso pessoal de TI está bem mais tranquilo nessa parte de software”, salienta.

Também elimina a preocupação com a regularização dos sistemas. “O sistema em nuvem reduziu os custos com equipamentos e licenças de software, pois essa responsabilidade foi transferida à empresa que nos fornece o software, que é a IPM”, destaca Ariel Radunz, gestor de TI da Prefeitura de Horizontina (RS).

Redução de gastos com papel, arquivo morto e logística

De acordo com Leila Piekala, secretária de Gestão e Fazenda de Santa Rosa (RS), a grande meta que se impõe é não utilizar mais papel. “Há acúmulo enorme, pilhas de processos que você precisa analisar, manusear, e que pode se tornar dispensável com a adaptação ao processo eletrônico, que é hoje o rumo que o mundo toma”, avalia. “Num clique você pode acessar todas as informações, então a ideia é esta: tornar tudo digital e eletrônico”, destaca.

E o resultado vem rápido. Conforme Gabriel Machado, secretário da Fazenda de Coronel Bicaco (RS), foi possível reduzir os custos significativamente com envio de correspondência. “A gente gastava antes, só para emissão de boletos, entre gráfica e Correios, em torno de R$ 7 mil a R$ 8 mil. Agora a gente tem custo zero, praticamente. Tem só o custo operacional de fazer o processo ali que está nas nossas mãos”, explica.

Nesse sentido, há um outro bom exemplo em Rio do Sul (SC), após a digitalização dos processos. Em 2020, a Prefeitura lançou o Projeto Rio do Sul sem Papel, que resultou na economia de R$ 250 mil em papel e materiais de escritório. Por consequência, proporcionou reduzir custos também com o envio de correspondências.

Por exemplo, em 2018, o município de Rio do Sul gastou R$ 544.880,79 com os Correios. Em 2020, esse gasto ficou em R$ 247.948,68. Considerando os custos com papel e Correios, a economia foi de R$ 500 mil em um ano, valor que foi revertido em melhorias na estrutura do município.

Otimização do trabalho do Servidor público

Outra vantagem do sistema 100% em nuvem é a melhoria na rotina dos Servidores, conforme atesta Ariel Radunz, gestor de TI da Prefeitura de Horizontina (RS). “Agora temos uma menor carga de trabalho interno. Para nós, o software proporcionou, além das facilidades de acesso, redução do custo mensal que era desembolsado para o desenvolvimento das atividades operacionais dentro da Prefeitura”, conta Ariel.

A diminuição da carga de trabalho também permite reorganizar as equipes, gerando agilidade e eficiência. É o que destaca Mauro Martini, secretário de Desenvolvimento Rural de Concórdia (SC). “Nós tínhamos três servidores que trabalhavam única e exclusivamente na questão de horas-máquina. A gente reduziu para um em 2017, e ele deu conta dos pedidos”, salienta. “Uma pessoa só acaba fazendo múltiplas funções, em virtude da organização com o sistema”, completa.

Tudo isso resulta em gestão inteligente dos recursos humanos. “A economia com pessoal foi grande e, com certeza, também a gente economiza recursos. A gente evita o desperdício, o gasto com servidores que estavam aqui e foram direcionados para outra área, hoje estão fazendo outras atividades”, acrescenta Mauro.

> Vídeo: as vantagens de usar um sistema em nuvem

Em resumo: veja 12 motivos para adotar a computação em nuvem:

Ambiente seguro e disponível 24h por dia, de qualquer lugar, a partir de dispositivos com internet;
Aumento da segurança da informação;
Acompanhamento dos dados de forma integrada e em tempo real;
Assinatura digital e eletrônica de documentos com poucos cliques e total segurança;
Redução da carga de trabalho da equipe de Servidores públicos;
Otimização da rotina do órgão público, gerando economia e celeridade;
Economia substancial com papel e materiais de escritório;
Custo zero com envio de boletos pelos Correios;
Aposenta os servidores de banco de dados e espaços exclusivos para o Centro de Processamento de Dados (CPD), reduzindo custos com compra, seguro, manutenção e segurança;
Elimina sistemas de gerenciamento de banco de dados (SGBDs), softwares básicos e aplicativos, reduzindo custos com compra e manutenção;
Fim dos cabeamentos estruturados, eliminando custos com compra e manutenção;
Possibilidade de autoatendimento da população, que pode pagar impostos e taxas, parcelar dívidas, abrir empresas, pedir serviços ou agendar consultas, por exemplo, sem sair de casa.