Como escolher uma plataforma de licitação

As leis que envolvem os processos licitatórios em prefeituras, como a Lei Federal n 8.666 de 1993, normatizaram as compras públicas, porém, tornaram também mais burocráticos os procedimentos, a fim de garantir a segurança jurídica. Com isso, os responsáveis pelos setores de compras e licitações das prefeituras são obrigados a cumprir ritos importantes a cada etapa do processo. E esse trabalho, na maioria das vezes, precisa contar com o suporte de uma plataforma de licitação, ou seja, um sistema informatizado, a fim de organizar as informações.

Conversamos com o diretor de Licitações da Prefeitura de Rio do Sul, Carlos Luithardt, para saber como escolher uma plataforma de licitação de qualidade. Desde 2013, a Prefeitura de Rio do Sul implantou um sistema que tem facilitado e dado mais transparência às compras públicas a todos os interessados, sejam eles fornecedores, assim como gestores, servidores e a própria população. Para Carlos, há três pré-requisitos importantes:

1 – Trabalhar em nuvem – a plataforma de licitação precisa ser hospedada em ambiente web, isto é, ser possível o acesso a qualquer hora e em qualquer lugar, por um dispositivo ou equipamento ligado à internet, sem a necessidade de instalar softwares específicos nos computadores. Com isso, os interessados podem consultar os processos a qualquer momento, além de informações sobre reuniões, realizar pesquisas por objeto, acompanhar as etapas, a publicação e homologação de editais, entre outros avanços.

2 – Operar por workflow – existem plataformas de licitação especializadas no mercado que trabalham com o sistema de workflow, uma espécie de organizador de etapas das licitações. Sem a conclusão de uma etapa, após o cumprimento de todo o checklist de atividades, o software não permite o avanço no processo. Não é possível pagar por uma obra se o contrato estiver vencido, por exemplo. Essa prática também tem o objetivo de preservar a legalidade do processo e alimentar com informações corretas todos os interessados.

3 – Cumprir a legislação – a plataforma de licitação precisa deixar o gestor da área tranquilo, seguro, por meio da confiabilidade das informações. Para isso, é preciso sintonia com a legislação. O sistema deve transmitir relatórios de gestão a cada etapa cumprida do processo, sempre seguindo a legislação. Neste sentido, há ferramentas que já avisam automaticamente e com antecedência o gestor de compras quando um contrato está vencendo, a fim de iniciar um processo de renovação ou troca de fornecedor. Em uma prefeitura, há inúmeros contratos e perder os prazos de cada um deles pode acarretar problemas jurídicos aos gestores.

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Crédito de imagem: Skitterphoto/CC