Emissão on-line de documentos facilita rotina de escritórios de contabilidade

Além de agilizar processos e economizar papel, quando órgãos públicos adotam tecnologia para emissão on-line de documentos estão facilitando também a rotina de escritórios de contabilidade. Que o diga a contadora Janete Caldas, que atua na Merlo Contabilidade, em Concórdia (SC).

Ela conta como seu trabalho foi beneficiado após a Prefeitura adotar o sistema IPM. “Eu peguei o sistema antigo e o novo. Lembro da época em que eu trabalhava com alterações de empresa, e a gente tinha que ir para a Prefeitura para tudo. Hoje em dia é tudo on-line”, salienta, falando das vantagens da emissão on-line de documentos. 

“A gente emite tudo por aqui: Alvarás, IPTU, guias de ISS. Até a emissão de nota a gente faz para o cliente, quando ele não consegue”, relata. Conforme Janete, agora todos os processos podem ser feitos via internet, o que otimizou a rotina dentro do escritório de contabilidade. Além disso, resultou no melhor atendimento dos clientes.

“Hoje nosso sistema permite importar as notas do sistema da IPM para o nosso, e do nosso para o IPM. Então a gente não precisa digitar mais nada, é só integrar”, explica. “É só dar um único comando, tu entra lá e já importa e fica tudo no sistema. Então isso facilitou muito a nossa vida”, comemora.

Veja vídeo com depoimento da contadora Janete Caldas

 

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Sistema 100% em nuvem garante acesso de qualquer lugar

Ao buscarem soluções tecnológicas para uma gestão mais eficiente e econômica, as Prefeituras estão trabalhando o conceito de Cidades Inteligentes.

É o caso de Concórdia, que utiliza o software Atende.Net, solução de gestão pública desenvolvida pela IPM Sistemas e que conta com emissão on-line de documentos. O sistema orientado a processos utiliza tecnologia 100% em nuvem, com funcionalidades que contribuem para a otimização e transparência das rotinas administrativas. Totalmente on-line, pode ser acessado em qualquer dispositivo móvel com acesso à internet, 24h por dia, em um ambiente seguro e de alta disponibilidade.

E tem mais vantagens, como a eliminação da necessidade de servidores de banco de dados e de aplicativos, sistemas de gerenciamento de banco de dados (SGBDs), softwares básicos e cabeamentos estruturados. Ainda, com a tramitação de documentos de forma eletrônica, reduz consideravelmente o uso de papel, o que também reverte em economia aos cofres públicos.

Portanto, além de organizar e facilitar o trabalho dentro do órgão público, disponibiliza o autoatendimento ao munícipe. Dessa forma, proporciona uma forma prática para interação com os principais serviços da Prefeitura por meio de dispositivos móveis, sem precisar se deslocar até a Prefeitura, diminuindo a burocracias e as filas. 

Software faz Gestão Eletrônica de Documentos com segurança

O Atende.Net também oferece o serviço de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), quando qualquer processo pode ser catalogado e tramitar de forma integralmente digital, sem a necessidade de uso de papel. A digitalização pode ser feita diretamente no sistema por escaneamento do documento, por captura com câmera, link externo ou upload.

Esses documentos podem ser catalogados e classificados por meio de uma série de filtros, facilitando a organização e agilizando a busca e o acesso. Além disso, o sistema converte qualquer documento digitalizado em texto, permitindo a busca por palavra-chave. Também é possível criar documentos com template, converter em PDF, compartilhar e juntar arquivos.

Em resumo: toda essa digitalização de processos reduz o uso de papel, gerando economia e ajudando a proteger o meio ambiente. Ao serem armazenados em nuvem e gerenciados de forma eletrônica, ficam acessíveis com poucos cliques. Com a assinatura digital, evita-se que documentos “viagem” para coleta de assinaturas, evitando perdas e fraudes.

Além disso, devido às certificações de segurança, essas assinaturas digitais permitem que o gestor municipal consiga assinar empenhos, liquidações e pagamentos de qualquer lugar, acelerando o encaminhamento de soluções de demandas dos cidadãos.

Confira todas as funcionalidades do GED

Não usar papel resulta em economia e preservação ambiental

Rio do Sul (SC), por exemplo, registrou economia expressiva após adotar o sistema de processos digitais. Em 2020, poupou R$ 250 mil em papel e materiais de escritório. Além disso, contou com redução de custos com logística. Em 2018, o município gastou R$ 544.880,79 com Correios. Em 2020 os custos ficaram em R$ 247.948,68. Ou seja, considerando os gastos com papel e Correios, economizou mais de meio milhão de reais.

Já Gravataí (RS) economizou quase um milhão de folhas de ofício em um ano. “Em 2019, tivemos quase 76 mil processos exclusivamente digitais. Não tem cópia física, não tem papel. É quase um milhão de folhas de ofício que deixamos de utilizar no período que, além de gerar economia para o município, ainda gera sustentabilidade. Hoje também pode-se pedir uma série de serviços pelo site com o autoatendimento, no computador de casa ou pelo aplicativo”, comemora o secretário de Administração, Alexsandro Lima Vieira.

Assista aos depoimentos da experiência de Gravataí

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