São José, em SC, é exemplo no uso de tecnologia na gestão pública, trilhando um caminho de destaque no Brasil. E mais do que nunca esse foco na modernização digital é fundamental para cidades e governos.
Afinal, conforme aponta a Firjan (2021), 1 a cada 3 municípios brasileiros não gera receita suficiente para sustentar a própria burocracia. E, segundo levantamento do BID (2021), 44% dos brasileiros não conhecem ou nunca usaram algum serviço digital da sua cidade.
Em todos os sentidos, há urgência em dar eficiência à gestão pública municipal brasileira, qualificar o atendimento aos cidadãos e aumentar a arrecadação sem mexer em impostos. Além das necessidades de qualidade e eficiência no atendimento ao cidadão e na gestão, há ainda a conformidade regulatória. O novo SIAFIC – Sistema Único e Integrado de Execução Orçamentária, Administração Financeira e Controle (Decreto nº 10.540/2020), em vigor desde o dia 01/01/2023, é uma dessas regulamentações, e tem foco em trazer mais transparência.
Por todo o país, existem bons exemplos de cidades antenadas nas novas tecnologias e nos seus benefícios à sociedade. É o caso de São José (SC), município de 253,7 mil habitantes da Grande Florianópolis que está se modernizando com soluções inovadoras cloud computing IPM. A seguir, apresentamos a Necessidade, o Desafio, a Solução e os Benefícios deste case de sucesso. Confira:
Necessidade
Até setembro de 2022, a administração municipal de São José (SC) trabalhava com dezenas de fontes de dados diferentes, o que impossibilitava cruzar informações e gerar estatísticas fidedignas com agilidade. Por outro lado, desejava uma gestão eficiente, econômica e transparente. Então, como fazer para ter uma administração mais assertiva, tomando decisões baseadas em dados? Como cumprir as determinações do SIAFIC?
A resposta: acelerando e ampliando o seu processo de modernização digital, com o objetivo de obter agilidade e maior confiabilidade dos dados e, ainda, reduzir a carga de trabalho sobre os servidores públicos. Ou seja, a chave para São José era investir na tecnologia para aprimorar a gestão pública e o atendimento ao cidadão.
Então, após realizar a licitação pública para implantar o Programa São José Digital, a Prefeitura assinou contrato com a IPM Sistemas, empresa com mais de 28 anos e pioneira em cloud computing e SaaS para gestão pública. Além de desenvolver tecnologia 100% em nuvem (sem emuladores) desde 2012, seu software Atende.Net cumpre os requisitos do novo SIAFIC.
“O novo software irá diminuir o fluxo de papel, possibilitando a tramitação de documentos no formato digital, economia de gastos com transporte e guarda de processos. Também irá facilitar e agilizar a rastreabilidade de documentos, oferecendo maior segurança, confiabilidade e integridade da informação”, comemorou o prefeito, Orvino Coelho de Ávila, durante anúncio da nova tecnologia de gestão da prefeitura.
![Registro de treinamentos realizados pela equipe IPM com os Servidores da Prefeitura de São José (SC) em setembro de 2022](https://www.ipm.com.br/wp-content/uploads/2022/12/Treinamento-da-IPM-com-Servidores-da-Prefeitura-de-Sao-Jose-SC-em-setembro-de-2022.jpeg)
Registro de apresentação e treinamento realizado pela equipe IPM com os Servidores da Prefeitura de São José (SC) em setembro de 2022. Foto: IPM/Divulgação.
Desafio
O desafio da IPM era migrar e configurar os 76 bancos de dados diferentes e 8 sistemas da Prefeitura e de mais 12 entidades (fundos e fundações) para o seu sistema de cadastro único de dados Atende.Net, gerando o mínimo impacto possível. Conforme explica o Gerente de Projetos IPM, Antônio José Begnini, a empresa trabalha com softwares cloud computing para gestão pública municipal há uma década, tendo sólida experiência em processos de alto grau de complexidade.
“Em cada migração, fazemos uma preparação detalhada, com análise de dados, reuniões preliminares, levantamentos de requisitos, bem como mantemos total transparência com o cliente sobre como será executada a migração. No município de São José, bem como em todos os nossos clientes, respeitamos e executamos todas essas etapas com o objetivo de causar o menor impacto possível nas operações diárias dos usuários e dos cidadãos”, salienta. “Contribuiu para o sucesso deste caso, há de se ressaltar, o comprometimento e profissionalismo de toda a equipe de Servidores do município, em especial a do setor de Tecnologia e Informação”, completa Begnini.
>> IPM Saúde é a melhor solução do Brasil para Cidades Inteligentes
>> IPM lança inteligência artificial Dara para guiar ações de governo
>> Clientes IPM são destaque no Prêmio Band Cidades Excelentes 2022
Solução: tecnologia que colocou São José como referência em eficiência
A primeira ação da IPM foi realizar um estudo detalhado dos dados administrativos de São José, elaborando o Fluxo da Implantação, dividido em 7 fases (veja mais abaixo). Para este caso específico, devido à complexidade do trabalho diante da quantidade de bancos de dados a serem migrados, a IPM escalou 40 consultores técnicos.
Com o planejamento executado à risca, a implantação do Atende.Net na Prefeitura de São José ocorreu em tempo recorde para uma cidade desse porte: apenas 8 dias – de 02 a 09/09/2022.
Ao mesmo tempo, foram treinados os Servidores para o bom uso da nova ferramenta de gestão pública municipal. Tudo com o mínimo impacto possível. Por exemplo, o serviço de emissão de Notas Fiscais seguiu normalmente, com emissão superior a 560 mil NFs no município no mês de novembro, com uma média superior a 18 mil/dia.
“O processo de implantação da NFe da IPM permite que seja feita a migração sem a necessidade de interrupção do serviço ao prestador emissor de NFe”, explica o Gerente de Projetos IPM, Antônio José Begnini.
O diretor de Tecnologia da Prefeitura de São José, Fernando Cerutti, destaca que muitas novidades ainda serão implementadas ao longo do processo de modernização digital, e está entusiasmado e certo do sucesso da solução a partir das melhorias disponibilizadas pelas funcionalidades já em operação.
“Notamos grandes vantagens e progressos que o sistema IPM está trazendo, com vários procedimentos que antes não estavam ao nosso dispor. É claro que há um pouco de ansiedade, porque somos a 5ª maior arrecadação do estado de Santa Catarina, gerando um alto nível de transações. Entretanto, conseguimos prever uma melhoria significativa, com maior eficácia e segurança nas operações e na proteção de dados sensíveis e pessoais, como exige a nova Lei Geral de Proteção de Dados”, destaca o diretor de Tecnologia da Prefeitura de São José, Fernando Cerutti.
![Registro de treinamento do novo sistema gestão pública municipal realizado pela equipe IPM com os Servidores da Prefeitura de São José (SC) em setembro de 2022](https://www.ipm.com.br/wp-content/uploads/2022/12/treinamento-da-equipe-IPM-com-Servidores-da-Prefeitura-de-Sao-Jose-SC-em-setembro-de-2022-2.jpeg)
Equipe IPM realizando os treinamentos personalizados por setor com os Servidores da Prefeitura de São José (SC) em setembro de 2022. Foto: IPM/Divulgação.
>> Sua Prefeitura é digital? Faça o teste e descubra!
>> 8 vantagens de usar software cloud computing IPM de gestão escolar municipal
Entenda como a IPM realiza os processos de migração:
- ETAPA 1) A primeira ação foi reunir a equipe do Centro de Tecnologia IPM com o responsável pelo projeto de Governo Digital da Prefeitura de São José, para definição dos Coordenadores e Acessos. Ou seja, estipular quem seriam os responsáveis técnicos em cada área (RH, Fiscal, Contabilidade, etc.) da Prefeitura.
- ETAPA 2) Em seguida, foi realizado o Levantamento/Diagnóstico junto a esses responsáveis técnicos, de forma que a realidade dos Servidores josefenses e sua metodologia fossem levadas para o Atende.Net, mantendo suas características habituais de trabalho.
- ETAPA 3) Depois disso, foi realizada a Análise de Infraestrutura de rede e internet do cliente, sendo listadas as recomendações e boas práticas para o funcionamento dos sistemas. Foram analisados indicadores e descritas as necessidade para o Data Center. A partir disso, foi criada toda a infraestrutura, bem como o processo de replicação das bases de dados para o data center da Prefeitura Municipal de São José (SC).
- ETAPA 4) Na quarta etapa, dois processos foram realizados de forma concomitante: a) Migração/Configuração, envolvendo a equipe técnica especializada composta por analistas experientes IPM, que iniciaram o processo de configuração e migração da base de dados do cliente; b) Treinamento de Usuários, com a equipe IPM demonstrando e treinando os Servidores para a correta operação do Atende.Net.
- ETAPA 5) Com a migração realizada, foi iniciado o processo de Homologação, com a equipe IPM revisando e confirmando se todos os processos e pré-requisitos foram cumpridos, fazendo os ajustes e customizações necessárias.
- ETAPA 6) Em seguida, a equipe IPM iniciou a Revisão Técnica, para conferência das migrações e configurações junto aos responsáveis técnicos de cada área, de forma a assegurar a qualidade do processo de entrega.
- ETAPA 7) Na última fase, após concluída a migração e a implantação, passa a atuar o time de Sucesso do Cliente (customer success e customer experience). Esses profissionais acompanham o cliente com reuniões sistemáticas pré-agendadas para aumentar a usabilidade e sanar dúvidas.
>> Clientes IPM são destaque no Ranking SICONFI 2022
>> Clientes IPM são destaque no Ranking Melhores Cidades do Brasil 2022
>> Radar da Transparência Pública 2022 destaca 89 clientes IPM
Benefícios da tecnologia IPM em São José
A implantação da tecnologia cloud computing para gestão pública Atende.Net IPM está resultando em inúmeras vantagens para a administração municipal de São José. A principal delas é que, agora, todos os dados estão em um cadastro único, o que:
- Elimina a duplicidade de informações, como a existência de vários cadastros para um mesmo CPF/CNPJ;
- Confere agilidade e assertividade à gestão, com tomada de decisões baseadas em dados atualizados em tempo real;
- Segurança de dados, com todas as informações salvas em nuvem e seguindo as normas da LGPD, além de oferecer rastreabilidade de documentos;
- Aumento da arrecadação sem mexer em impostos, devido ao maior controle das informações financeiras e à economia de gastos com papel, impressões e correios;
- Maior transparência, com prestações de contas publicadas automaticamente no novo Portal da Transparência;
- Redução da burocracia com implantação de processos digitais e oferta de diversos serviços on-line para autoatendimento da população.
Agora, de forma simples e prática, gestores e equipe administrativa josefense têm acesso às informações 24h, todos os dias, bastando ter um computador, tablet ou celular com acesso à Internet. Isso permite cruzar dados e gerar indicadores e/ou gráficos consolidados e atualizados em tempo real, bem como assinar documentos digitalmente.
![Software Atende.Net IPM de gestão pública municipal](https://www.ipm.com.br/wp-content/uploads/2022/10/mokcup-do-novo-atendenet-IPM.jpg)
Software Atende.Net IPM garante acesso às informações 24h, todos os dias, por computador, tablet ou celular com acesso à Internet. Foto: IPM/Divulgação.
Confira mais alguns benefícios da tecnologia IPM:
- Sistema único de ponta a ponta;
- Dados da gestão pública municipal salvos em data center próprio e exclusivo IPM;
- Redução de custos com melhor tecnologia e sem emuladores;
- Sustentabilidade com o governo verdadeiramente digital;
- Aproveitamento de dados para uma gestão mais eficiente e inteligente;
- Processos nativos web e com fluxo digital (workflow);
- Aumento da arrecadação e retorno de impostos, devido ao maior controle dos dados;
- Tecnologia adequada ao novo Siafic (Decreto 10.540/2020);
- Acesso mobile aos munícipes (por iOS, MacOS, Linux, Windows ou Android), que podem tratar seus assuntos com a prefeitura de forma on-line (sem deslocamentos e filas), como: solicitação de alvarás, pagamento de tributos, ouvidoria, emissão de NFS-e e muito mais.
Assim, com a tecnologia IPM, São José se tornou destaque em modernização digital, aprimorando a qualidade e eficiência da gestão pública e do atendimento ao cidadão. Mais de 850 órgãos públicos no Brasil também já contam com o melhor da tecnologia e inovação com a IPM, aumentando a arrecadação, reduzindo gastos, aprimorando a experiência do cidadão e fortalecendo os serviços públicos.
Leia também:
>> Importe dados do Simples Nacional e aumente a arrecadação municipal
>> Fintech para gestão pública permite pagamentos de tributos em até 12x
>> IPM eComunica simplifica a comunicação pública interna e externa
>> Gestão de Obras e Posturas: confira 7 benefícios do uso da tecnologia
>> Gestão de cemitérios: tecnologia facilita o trabalho das Prefeituras
>> Vigilância em Saúde: como a tecnologia facilita a gestão municipal
>> Gestão municipal da água: 6 vantagens do uso da tecnologia
>> Gestão ambiental municipal: 4 benefícios do uso da tecnologia IPM
Siga a IPM no LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram e YouTube