Cases de Sucesso

Indaial automatiza processos com Workflow e reduz 90% do uso de papel

Por IPM
5 nov, 2021
Tempo de leitura: 6 mins
Última atualização: 13 jul às 14:29

O processo de modernização digital da Prefeitura de Indaial (SC), município de 72,3 mil habitantes no Vale do Itajaí, está transformando a forma de trabalho dos servidores públicos, deixando-a simplificada e ágil. Ao mesmo tempo, o uso da tecnologia da IPM Sistemas com processos digitais automatizados via Workflow está qualificando o atendimento aos cidadãos e gerando economia com papel.

“A diminuição do papel foi drástica, na casa de 90%. Posso falar por mim. Hoje, o setor de compras quase não imprime mais”, revela Jean Roberto Zonta, comprador da Prefeitura indaialense.

Além de gerar economia substancial de tempo e de custos com papelaria e impressão, a implantação de processos digitais está deixando as mesas livres, conforme destaca o secretário de Administração e Finanças, Silvio César da Silva.

“Antes, diariamente havia uma pilha de empenhos sobre a mesa para serem assinados, mas agora está tudo no digital. As mesas estão ficando limpas”, comemora. “Somente com a redução de impressão e de papel A4, a economia vai ser muito forte. Vamos fazer esse levantamento quando completarmos um ano de implantação do processo digital, mas fizemos uma estimativa de que mais de 12 mil páginas por mês deixarão de ser impressas”, completa.

O secretário conta também que, agora, com empenhamento e liquidação digitais, todas as assinaturas são digitais. “No formato anterior, você ficava horas assinando pilhas de empenho”, relembra. Ainda, com o uso do sistema nativo WEB da IPM, que não usa emuladores, os dados são tratados digitalmente, podendo ser acessados de qualquer lugar e horário, por meio de dispositivos com Internet, inclusive pelo celular. Reflexo sentido – e comemorado – também nos setores de Contabilidade e de Tesouraria da Prefeitura.

“Acabou o papel, agora é tudo digital, está tudo no sistema, na nuvem. De onde você estiver, pode consultar. Está tudo mais rápido, mais ágil”, destaca o contador Israel Antônio Moretti.

Além de comemorar que não tem mais papel em sua mesa, a tesoureira Jussara Marli Thurow Conti acrescenta que o sistema é muito fácil de utilizar, deixando sua rotina mais eficiente.

“Não tem mais papel, a gente trabalha com duas telas na frente, uma com o pagamento no sistema IPM e outra com o sistema do banco”, explica.

> Vídeo: confira depoimentos da equipe da Prefeitura de Indaial

Fluxos e gargalos foram mapeados para automatização com Workflow

Com a digitalização de processos, hoje a Prefeitura de Indaial faz desde a parte de requisições até a fase de homologação pela Internet, sem usar papel. Isso porque o sistema para gestão pública da IPM é nativo WEB com base de dados compartilhada entre os setores. Dessa forma, permite criar fluxos virtuais de trabalho, que são acessados e acompanhados por todas as secretarias, inclusive pelo cidadão que solicita o serviço.

O secretário de Administração e Finanças da Prefeitura destaca que Indaial já tem uma longa história de inovações tecnológicas com a IPM, sendo natural essa evolução com a digitalização.

“Agora estamos dando um passo extremamente importante em relação à automação dos processos. Primeiro, foi feito todo um diagnóstico e, na sequência, o mapeamento de fluxos de trabalhos internos. Essa ferramenta nos concede a possibilidade de mapeamento de gargalos dentro do fluxo e também a rastreabilidade das etapas dos processos, como onde ficou parado”, explica Silvio César da Silva.

O resultado é mais facilidade na rotina dos Servidores públicos, assim como para os cidadãos. E com a vantagem de que o fluxo por workflow não deixa passar adiante sem que as etapas anteriores sejam concluídas. Além disso, emite alertas por e-mail quando há alguma movimentação. Tudo com linguagem simples e direta.

“De forma intuitiva e prática, olhando o mapa do workflow, a pessoa consegue saber o que já aconteceu com a solicitação dela e o que ainda vai acontecer. Isso evita que a pessoa fique ligando, mandando e-mail para pedir informações, pois já consegue ver a resposta na tela do computador dela”, conta Jean Roberto Zonta, comprador da Prefeitura de Indaial.

Facilidade e economia também no departamento de RH da Prefeitura

O trabalho realizado pela equipe de Recursos Humanos da Prefeitura também tem muitos ganhos com a implantação de processos digitais. Conforme a auxiliar administrativo Alessandra Mara de Souza, houve grande avanço na área com o protocolo digital, facilitando a vida dos funcionários públicos.

“O Servidor não precisa mais se deslocar até o RH para tirar qualquer dúvida que tenha referente a sua folha, sua vida funcional. E a gente não precisa imprimir nada, tudo é respondido dentro do protocolo”, conta Alessandra.

Uma economia com papel, impressão e logística que chegará à ordem dos milhares de reais em um ano. Além disso, essa facilidade para obter as informações pela Internet também eliminou as aglomerações no setor.

“Não é mais preciso vir até o RH para retirar a folha, que antigamente dava filas enormes. Também não tem mais gastos com a impressão da folha. Hoje o Servidor consegue pegar tudo sozinho, inclusive dados de licença-prêmio e de férias, no sistema”, salienta Alessandra.