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IPM
Sem o uso da tecnologia, muitas das tarefas que realizamos hoje seriam inviáveis. Reuniões a distância, compras on-line, transferências bancárias por aplicativos, entre outros exemplos, foram incluídos em nossa rotina e com certeza, vieram para ficar. Cada vez mais os setores privados buscam inovar e lançam constantemente funcionalidades tecnológicas para atingir um número maior de pessoas. Apesar de muitos dos órgãos públicos municipais ainda funcionarem com sistemas desktop e com o uso excessivo de papéis, muitas cidades estão se adaptando a nova realidade e a quantidade de Prefeituras Digitais têm aumentado significativamente no país.
Uma Prefeitura Digital, além de ter como um dos principais pilares um sistema de gestão 100% em nuvem (cloud computing), precisa oferecer mobilidade e eficiência nos serviços prestados aos cidadãos.
Hoje, através da internet, o sistema de gestão pode ser acessado do celular, tablet ou computador de qualquer lugar ou horário, sete dias por semana.
A gestão pública, para se tornar digital, precisa manter uma comunicação direta e eficiente para melhorar a performance e reduzir o tempo na resolução de demandas.
Sabemos que uma Prefeitura Digital não precisa de papel para tramitar processos, mas esta é apenas uma das várias características que definem a modernização da administração pública.
Podemos destacar outras características para nortear a definição de uma Prefeitura Digital. Entre elas estão:
Para modernizar e agilizar os serviços públicos, é fundamental contar com um sistema de gestão integrado e único.
Assim, os servidores não precisam alimentar múltiplas plataformas e deixar as informações espalhadas e desconexas.
Utilizando uma plataforma única de gestão pública municipal, é possível gerar processos licitatórios, atos de RH, Compras, Contabilidade, Tributação, Arrecadação e Atendimento ao Cidadão.
Além disso, os servidores também conseguem descrever memorandos, solicitar ordens de compras e efetuar pagamentos.
O gestor pode ainda acompanhar a fila de processos e seus prazos, por setor ou funcionário.
E através dos indicadores, é possível colher informações para administrar a receita do município.
Através do gerenciamento eletrônico de documentos (GED), os processos tradicionais que antes eram executados por meio de papéis ficam para trás.
Aqueles documentos físicos que ainda precisam ser consultados podem ser digitalizados e armazenados em um sistema de gestão.
Além disso, o servidor pode classificar cada arquivo digitalizado e separar por categorias, facilitando o controle e possibilitando o acesso em poucos cliques.
Assim, ao digitalizar os processos, os servidores municipais ganham:
Através de serviços automatizados e da disponibilidade para autoatendimento dos cidadãos, os custos com papéis, impressões, materiais de expediente e arquivo morto são reduzidos significativamente.
Processos feitos em papel pelos servidores como solicitação de férias, avaliação de desempenho, memorandos, ofícios, solicitações de diárias/adiantamentos, mudança de setor, por exemplo, levam muitos dias para serem solucionados.
A partir da digitalização dos documentos, tudo ficou mais ágil e a resolução dos processos é concluída em menos tempo.
A assinatura digital é outro ponto forte para contribuir para a desburocratização dos serviços e é um dos motivos para romper com a necessidade do uso de papéis na tramitação de processos.
O envio de documentos em papel no meio físico para colher assinaturas atrasa os processos, fato que não acontece com o uso da assinatura digital.
Com certificações de segurança, as assinaturas digitais permitem que o gestor municipal consiga assinar empenhos, liquidações e pagamentos de qualquer lugar.
Para organizar o trâmite de processo em meio digital, é necessário mapear os processos e criar fluxos de trabalho (workflow) para padronizar etapas e direcionar o trabalho dos servidores.
O mapeamento de processos pode ser considerado um patrimônio de conhecimento para a Prefeitura, já que garante a padronização de etapas para a execução de quaisquer tipo de atividades dentro da administração.
E é essa padronização que permite a automatização de processos: fator chave para a Prefeitura Digital.
Com a implementação do Workflow, tramitar processos, enviar notificações, solicitar assinaturas, validar pareceres, entre outras atividades podem ser realizadas automaticamente.
O Workflow direciona a realização de cada atividade para o setor e servidor responsável, oferecendo transparência aos procedimentos e evitando que o processo fique parado.
Dessa forma, é possível identificar inconsistências e etapas que podem ser descartadas, fazendo com que as rotinas de trabalho sejam aprimoradas.
Para seguir termos legais, toda administração pública deve disponibilizar aos cidadãos acesso a “Carta de Serviços”, através de um Portal do Cidadão, sítio principal na internet.
Nele, devem constar todos os serviços oferecidos e informações sobre como solicitá-los.
A transformação digital de uma prefeitura e sua desburocratização depende da digitalização de documentos, da automatização de processos e também da capacidade de oferecer serviços online efetivos aos cidadãos.
Além de solicitar serviços digitalmente, através de uma plataforma de autoatendimento, o cidadão precisa acompanhar o andamento dos seus processos e interagir, anexando documentos faltantes.
O autoatendimento online elimina a necessidade de deslocamento do cidadão até a prefeitura, trazendo economia de tempo e de gastos com transporte.
Essa possibilidade já é oferecida por empresas como agências bancárias, que disponibilizam aplicativos para o autoatendimento de seus clientes.
As solicitações, ouvidoria e protocolos devem ser digitais, para que tudo permaneça registrado no sistema, gerando transparência e agilidade no processo.
Os profissionais de imobiliárias, tabelionatos, escritórios de engenharia e de arquitetura podem solicitar online licenças ou certidões negativas de débito.
Para a utilização de processos digitais, automatização de atividades e garantir a disponibilidade para autoatendimento, é necessário contar com o auxílio das ferramentas tecnológicas.
Através do software de gestão em nuvem da IPM Sistemas, gerenciar com eficiência as atividades administrativas de órgãos públicos municipais é possível.
Além de possuir todos os pilares essenciais para uma Prefeitura Digital, a plataforma Atende.Net engloba em uma única plataforma, todas as áreas da gestão pública.
Mais de 194 serviços públicos, referentes ao diário oficial, nota fiscal, meio ambiente, arrecadação, cemitério, contabilidade, compras, contratos, saúde, recursos humanos, legislação, e processos diversos, estão disponíveis no sistema.
O que proporciona facilidade e otimização no trabalho de servidores, e beneficia diretamente os cidadãos.
Através do Portal do Cidadão do Atende.Net, o cidadão pode solicitar no autoatendimento: manutenção de vias, iluminação pública, revisão e isenção de IPTU.
Entre os outros serviços oferecidos também estão o cancelamento de débitos, baixa de atividade, análise de viabilidade, solicitação de alvará e até solicitação de vaga em escola/creche.
A modernização da administração pública é urgente e a eficiência da gestão depende não só de bons gestores, mas também do uso de ferramentas tecnológicas que transformem a Prefeitura tradicional em uma Prefeitura Digital.
Se você quer saber mais vantagens de implementar o Atende.Net, software de gestão em nuvem, na sua Prefeitura, conheça nossos serviços agora mesmo!
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