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IPM
Em tempos de modernização digital das prefeituras por todo Brasil, é fundamental reforçar que os benefícios do Governo Digital vão muito além da eliminação do papel da rotina.
Sem o uso da tecnologia, muitas das tarefas que realizamos hoje seriam inviáveis. Reuniões remotas, compras on-line e transferências via PIX, são exemplos da nova rotina que vieram para ficar.
Cada vez mais os setores privados buscam inovar e lançam funcionalidades tecnológicas para atingir um número maior de pessoas.
Apesar de muitos dos órgãos públicos ainda estarem em sistemas desktop e com o uso excessivo de papéis, muitas cidades estão se adaptando a nova realidade e construindo governos digitais.
Um governo digital, além de ter como um dos principais pilares um sistema de gestão 100% em nuvem, precisa oferecer mobilidade e eficiência nos serviços prestados aos cidadãos.
A gestão pública, para se tornar digital, precisa manter uma comunicação direta e eficiente para melhorar a performance e reduzir o tempo na resolução de demandas.
Sabemos que um Governo Digital não precisa de papel para tramitar processos, mas esta é apenas uma das várias características que definem a modernização da administração pública.
Podemos destacar outras características para nortear a definição de um Governo Digital. Entre elas estão:
É fundamental contar com um sistema de gestão integrado e único para modernizar e agilizar os serviços públicos.
Assim, os servidores não precisam alimentar múltiplas plataformas e deixar as informações espalhadas e desconexas.
Utilizando uma plataforma única de gestão pública municipal, é possível gerar processos licitatórios, rotinas de RH, Compras, Contabilidade, Tributação, Arrecadação e Atendimento ao Cidadão.
Além disso, os servidores também conseguem descrever memorandos, solicitar ordens de compras e efetuar pagamentos.
O gestor pode ainda acompanhar a fila de processos e seus prazos, por setor ou funcionário. E através dos indicadores, é possível colher informações para administrar a receita do município.
Digitalização de processos promove uma série de benefícios.
Um sistema em nuvem e integrado substitui os processos tradicionais que anteriormente eram realizados em papel.
Você pode digitalizar documentos físicos que ainda precisam ser consultados e armazená-los no software de gestão para tramitá-los com facilidade e agilidade.
Além disso, o servidor pode classificar cada arquivo digitalizado e separar por categorias, facilitando o controle e possibilitando o acesso em poucos cliques.
Assim, ao digitalizar os processos, os servidores municipais ganham:
Processos feitos em papel como solicitação de férias, avaliação de desempenho, memorandos, ofícios, solicitações de diárias/adiantamentos, por exemplo, levam muitos dias para serem solucionados.
Com a modernização dos documentos, tornou-se mais ágil e rápido concluir a resolução dos processos.
A assinatura eletrônica é outro ponto forte para contribuir para a desburocratização dos serviços e é um dos motivos para romper com a necessidade do uso de papéis na tramitação de processos.
O envio de documentos em papel no meio físico para colher assinaturas atrasa os processos, fato que não acontece com o uso da assinatura digital.
Com certificações de segurança, as assinaturas digitais permitem que o gestor municipal consiga assinar empenhos, liquidações e pagamentos de qualquer lugar.
Para organizar o trâmite de processo em meio digital, é necessário mapear os processos e criar fluxos de trabalho (workflow) para padronizar etapas e direcionar o trabalho dos servidores.
O mapeamento de processos é uma abordagem que garante a padronização de etapas para a execução de quaisquer tipo de atividades dentro da administração.
Com a implementação do Workflow, tramitar processos, enviar notificações, solicitar assinaturas, validar pareceres, entre outras atividades podem, assim, ser realizadas automaticamente.
Ou seja, o workflow direciona a realização de cada atividade para o setor e servidor responsável, oferecendo transparência aos procedimentos e evitando que o processo fique parado.
Dessa forma, é possível identificar inconsistências e etapas que podem ser descartadas, aprimorando as rotinas de trabalho.
Dara é a primeira assistente virtual para gestão pública que realmente usa Inteligência Artificial
Parte fundamental de um Governo Digital é a disponibilização de serviços ao cidadão por meio de um portal unificado e acessível na internet.
Nele, devem constar todos os serviços oferecidos e informações sobre como solicitá-los.
A transformação digital de uma prefeitura depende da digitalização de documentos, da automatização de processos e também da capacidade de oferecer serviços online efetivos aos cidadãos.
Além de solicitar serviços digitalmente, o cidadão precisa acompanhar o andamento dos seus processos e interagir, anexando documentos faltantes.
O autoatendimento online elimina a necessidade de deslocamento do cidadão até a prefeitura, trazendo economia de tempo e de gastos com transporte.
As solicitações, ouvidoria e protocolos também devem ser digitais, para que tudo permaneça registrado no sistema, gerando transparência e agilidade no processo.
Outro benefício de governos digitais é a chamada gestão preditiva. Com auxílio de tecnologia e de uma forte cultura pensada para inovação, é possível prever demandas e antecipar ações.
Atualmente, várias soluções solicitam meios para analisar e buscar antecipar quais serão as necessidades dos cidadãos. A análise de dados, por exemplo, é uma dessas variantes.
Quando um Governo Digital utiliza uma plataforma integrada de dados, ele pode aproveitar essas informações em técnicas de análise para desenhar cenários mais precisos sobre a população.
O governo, então, pode utilizar essas informações para planejar ações e agir preditivamente, o que gera benefícios aos cidadãos e economias para a administração pública.
Tecnologias emergentes, como a Inteligência Artificial, podem combinar-se ainda a essa abordagem para realizar análises mais profundas e rápidas dos dados, o que gera resultados superiores.
Esse é um dos pilares do Governo Digital, quando a gestão pública deixa de ser apenas imediatista e constrói ações com olhar no futuro das cidades.
A Dara, da IPM Sistemas, é a primeira IA para gestão pública abrangente que auxilia gestores públicos nessa jornada com agilidade e de maneira intuitiva.
Desenvolvida no Brasil, Dara é a primeira Inteligência Artificial abrangente para gestão pública
Para a garantir plena execução de todos os benefícios citados, é necessário então contar com o auxílio das ferramentas tecnológicas.
Através do software de gestão em nuvem da IPM Sistemas, é possível gerenciar com eficiência as atividades administrativas de órgãos públicos municipais.
Além de possuir todos os pilares essenciais para uma Prefeitura Digital, o Atende.Net engloba em uma única plataforma todas as áreas da gestão pública.
A modernização da administração pública é urgente e a eficiência da gestão depende não só de bons gestores, mas também do uso de ferramentas tecnológicas que facilitem governos digitais.
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