Gravataí 100% digital: entrevista com o secretário Alexsandro Vieira

Dos processos em papel à facilidade da nuvem, saiba como a prefeitura gaúcha tornou-se um case de sucesso em apenas seis anos

A Prefeitura Municipal de Gravataí, na região metropolitana de Porto Alegre (RS), é hoje um case de sucesso de gestão pública. Com processos 100% digitais, acumula reconhecimentos pelos indicadores fiscais e prêmios por conta da transparência nas contas públicas, por exemplo. O que pouca gente sabe é que as mudanças internas começaram a ocorrer há aproximadamente seis anos, quando a administração decidiu investir em tecnologias mais práticas e modernas.

O secretário de Administração, Alexsandro Lima Vieira, é um dos idealizadores desse projeto. Nesta entrevista ele conta como foi o processo de transformação de um município que até então dependia totalmente do papel para se transformar em uma prefeitura 100% em nuvem. Confira:

Como era a situação da prefeitura de Gravataí quando você iniciou o seu trabalho?

Quando eu cheguei para trabalhar na prefeitura de Gravataí, em 2009, a maioria dos municípios eram informatizados. Eu já tinha trabalhado em outros dois municípios que tinham sistema de informática, não tão avançados como o da IPM, mas tinham. Cheguei em Gravataí e me assustei porque era tudo em livro e em papel. Não existia unificação, cada protocolo era feito de um jeito.

Como começou  o processo de digitalização?

Quando o sistema da IPM foi implantado, no fim de 2012, começou-se essa alteração de paradigma do funcionamento da prefeitura. Nosso objetivo era que ela funcionasse em uma plataforma única, dando início ao processo digital. Isso foi sendo incutido aos poucos nas secretarias.

Mais especificamente em 2015, quando eu assumi a Secretaria de Administração, percebi que a ferramenta tinha uma instrumentalidade tamanha que não era explorada porque ainda haviam pilhas e pilhas de processos em papel cujas informações já estavam inseridas no sistema, mas ele continuavam sendo impressos.

Isso tirava a agilidade do processo porque levava de dois a três dias para esperar o papel chegar, demandava do protocolo, depois era preciso levá-lo com um carro e, por fim, registrar no livro ou imprimir a folha de protocolo. Foi aí que chamei a equipe e resolvi começar essa mudança de paradigma por ali.

Quais foram os passos tomados pela administração?

Começamos a analisar quais departamentos poderiam se tornar 100% digitais e estipulamos datas para isso. Os processos ficaram sem papéis, tramitavam apenas no digital e, lá no final, imprimia-se a portaria ou decreto para que eu pudesse assinar e entregar à publicação nos atos oficiais e para os interessados.

Mas isso causou uma confusão porque a pessoa nunca sabia se o processo ia chegar em papel ou não. Então, junto à IPM, customizamos o sistema e criamos uma opção para marcar se havia o processo físico ou não. Isso facilitou bastante o trâmite porque os processos digitais começaram a andar muito mais rápido que os demais, mas ainda tinha o “calcanhar de aquiles”, que era aquela impressão do documento no final. Então nós caminhamos no sentido de desenvolver a assinatura digital dos documentos.

De que forma assinatura digital contribuiu?

Em 2016 a IPM desenvolveu o assinador digital dentro do próprio sistema e, a partir daí, passamos a assinar todos os documentos, todas as portarias, todos os decretos de forma digital. Isso fez com que o processo fosse realmente 100% digital. Aquele documento assinado dentro do processo digital era enviado para os atos oficiais no final. Depois, inseria-se o documento dentro do Diário Oficial, que também se tornou eletrônico.

Quais benefícios essa mudança trouxe?

Começamos a eliminar, de forma paulatina, o número de processos por expedientes administrativos que tramitavam em meio físico. Hoje, mais de 80% dos expedientes que tramitam na prefeitura de Gravataí são exclusivamente digitais.

Temos isso comprovado em levantamentos anuais, mas também pela redução do consumo de papel, embora essa comparação tenha que ser percentualizada porque o fato de ter se tornado digital também tornou o processo mais acessível. Hoje é possível abrir o processo digital de casa, da mesa de trabalho e, daqui um tempo, pelo aplicativo de celular.

Para ter uma ideia, em 2017 abrimos em torno de 75 mil processos digitais durante um ano. Em outubro de 2018 já chegamos a 76 mil processos. A expectativa é terminar o ano com 90 mil processos. Já em 2019 devemos passar de 100 mil.

Você pode citar um exemplo de como os processos digitais contribuíram com a agilidade dos processos?

Um exemplo é o processo de férias. Ele entrou no workflow no ano passado. Antigamente levava-se em torno de 30 dias para o processo ser aberto, a pessoa assinar a requisição, passar para a chefia assinar, levar ao departamento pessoal, ser inserido no sistema, fazer a folha de pagamento e a pessoa receber o comunicado. Hoje é só abrir o processo de férias que todos os trâmites são feitos normalmente e o documento está pronto em cerca de quatro dias. Há casos em que, se for aberto de manhã, até o fim da tarde já tenha portaria.

A partir de agora, quais os próximos passos que a Prefeitura de Gravataí deve tomar?

O papel ainda é um empecilho porque o município é grande e a prefeitura descentralizada, cada órgão fica em um prédio diferente. Isso demanda carro, servidor, disponibilidade de tempo e armazenamento físico dessas informações. Desde que começamos a assinar digitalmente os documentos, todos estão guardados na base de dados. Agora estamos digitalizando desse marco (a assinatura digital) pra trás para conseguir fazer com que o banco de dados converse com o sistema.

Hoje os documentos estão guardados em 40 mil caixas, são mais de 2 milhões de imagens que estão em formato de papel. Estamos digitalizando para dispensar o uso de papel e facilitar o uso da ferramenta eletrônica no dia a dia, resultando em uma rotina mais ágil e rápida e em uma resposta mais efetiva ao cidadão.

É uma mudança abrupta. Em seis anos de sistema mudamos a cara de uma prefeitura que tem mais de 250 anos. Ainda há resistência de quem não domina a plataforma, mas cabe a nós fazer com que fique cada vez mais fácil e funcional.

O futuro é mapear todos os processos. No momento em que fizermos isso conseguiremos tornar mais processos inteiramente digitais, reduzir a quantidade de papel, reduzir a morosidade, a necessidade de folhear, de ter que assinar, de ter que agregar mais uma folha a um processo. A ideia é tornar cada vez mais ágil, conseguir abrir o processo do celular, estar em qualquer lugar e ter acesso à informação em tempo real. Esse é o objetivo principal.