Prefeitura de Matinhos (PR) comemora facilidades do uso da tecnologia na gestão pública

O uso da tecnologia na gestão pública tem atribuído facilidades e agilidade à rotina diária da Prefeitura de Matinhos (PR), município de 35 mil habitantes da região Metropolitana de Curitiba. Em 2019, o sistema desktop foi trocado pela computação em nuvem da IPM Sistemas, com tramitação de processos de forma on-line.

“Começamos com a IPM em março de 2019 e foi um progresso gigantesco por ser em nuvem”, destaca o diretor de RH da Prefeitura, Jefferson Mantovani. “O sistema anterior nosso era em desktop, o que dificultava bastante a rotina do trabalho. Um exemplo prático é a virada da folha de pagamento, que levava cerca de um dia todo no sistema anterior. Levamos, hoje, cerca de 5 minutos para fazer”, comemora.

Outra grande vantagem, conforme o diretor de RH, é a facilidade para gerenciar os documentos digitalmente. “Com os processos digitais, foi um avanço. Conseguimos anexar todos os documentos. Porventura, se extraviarmos qualquer processo, temos acesso integralmente na nuvem, o que no sistema anterior não tínhamos. Isso é um ponto favorável, positivo, que a IPM nos trouxe”, reforça.

Alta disponibilidade agiliza trabalho e atendimentos

Por ser um sistema 100% em nuvem, os dados da Prefeitura ficam disponíveis 24h a partir de dispositivos com Internet, podendo ser um computador, tablet ou smartphone. De acordo com o auxiliar administrativo Anderson Ribas, ficou mais fácil acompanhar todos os passos da gestão, verificando onde e com quem está um processo.

“Hoje em dia, a gente sabe todo o andamento do processo através do sistema, sabe quais foram as pessoas que pegaram esse processo, onde ele está parado”, explica Anderson. “O trâmite total do processo a gente consegue ver pelo sistema IPM”, completa.

Todos os departamentos aproveitam as vantagens de um sistema único e 100% em nuvem. “Todos os processos de trabalho, desde uma certidão até uma declaração de tempo de serviço, facilitou muito”, salienta o diretor de RH da Prefeitura, Jefferson Mantovani. “Porque as informações são sintetizadas, de fácil acesso. Então facilitou muito a rotina do trabalho, do departamento, uma vantagem em relação ao sistema anterior gigantesca”, explica.

Além da facilidade de tramitação e controle dos documentos, ainda há a economia de papel. Com a possibilidade de fazer tudo pela Internet, inclusive com uso de assinaturas eletrônicas, não é necessário fazer impressões, bem como alugar impressoras ou usar serviços de entrega.

> Vídeo: confira depoimentos sobre as vantagens da tecnologia na gestão pública da Prefeitura de Matinhos (PR)

Cadastro único evita duplicações de dados

O sistema de gestão desenvolvido pela IPM tem plataforma única, tendo base em tabelas únicas e fazendo uso compartilhado entre os usuários. Ou seja, as informações de todos os departamentos ficam em um único banco de dados. Sendo assim, evita-se retrabalho com digitação, o que resulta em economia de tempo e redução do risco de erros.

Afinal, a Prefeitura pode controlar todos os procedimentos de contabilidade, compras e licitações, gestão de pessoas, folha de pagamento, lançamentos, fiscalização e arrecadação de tributos, por exemplo, em um único sistema, sem uso de papel.

Por consequência dessa característica, evita-se também a duplicação de dados. Uma vantagem destacada pelo secretário de Planejamento da Prefeitura de Matinhos, Ivo Mendes Júnior. 

“Um benefício enorme que eu vi no sistema da IPM é o cadastro único. O sistema tem uma ferramenta que se chama Unificação de Pessoa, onde você coloca o CPF, e o sistema puxa tudo. Como é dado migrado, vai puxar sete, oito pessoas, vai ter oito ‘Ivos’ lá. Você faz a análise de qual é o cadastro principal, deixa marcado e ele unifica todos os dados em uma pessoa só. É uma ferramenta fenomenal do sistema”, comemora o secretário Ivo. 

Prestação de contas também é facilitada

Com o uso da tecnologia na gestão pública, fica mais fácil, inclusive, fazer a prestação de contas. Uma vantagem que também é destacada pelo secretário de Planejamento de Matinhos (PR), Ivo Mendes Júnior. Por exemplo, ele fala da facilidade para enviar os dados ao Tribunal de Contas do Paraná (TCE-PR).

“A IPM já vai fazendo as validações conforme o serviço vai processando, e isso facilita muito na hora do envio dos dados para o Tribunal de Contas. Antigamente, com o sistema desktop, a gente demorava de 10 a 15 dias para fazer essa prestação de contas. Hoje, no máximo, eu demoro 4 dias. Já consegui fazer em 2 dias essa prestação de contas. É praticamente só importar”, salienta o secretário Ivo.

Esse processo tornou-se mais fácil e ágil para a equipe do secretário porque, com o sistema unificado da IPM, todas as informações referentes a despesas e receitas são salvas na nuvem. Dessa forma, rapidamente são gerados os arquivos a serem enviados para os órgãos competentes, como SIOPE; SIOPS; SICONFI; Lei de Responsabilidade Fiscal; Tribunal de Contas; Programação Financeira; e outros. 

> Vídeo: como a tecnologia IPM ajuda a construir Cidades Inteligentes

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