Workflow da IPM Sistemas agiliza processos em tramitação nas prefeituras

Solução ajuda novas equipes a acompanharem o andamento de processos aumenta transparência pública.

A imagem de ineficiência, burocracia excessiva e demora na solução de questões simples que muitos órgãos públicos têm é preocupante. Para a gestão das cidades brasileiras, o estereótipo causa prejuízos aos contribuintes da administração municipal e interfere diretamente no caixa e na prestação de serviços à população. Com receio de que as solicitações demorem para serem atendidas, muitos sequer acompanham como o gestor público está destinando os recursos dos moradores.

Na maioria dos casos, esse desinteresse é baseado na forma equivocada com que muitas prefeituras lidam com as suas rotinas administrativas. São documentos em papel, processos mantidos em salas de arquivo e pastas físicas que para avançarem precisam ser levados de um lado para o outro. A solução do problema é fácil e já funciona em várias cidades do país: a adoção de um sistema de workflow orientado a processos, disponível no Atende.Net.

Desenvolvido pela IPM Sistemas, especialista no desenvolvimento de soluções para a gestão pública baseadas na computação em nuvem (cloud computing), o software permite criar, visualizar e acompanhar o fluxo de trabalho nas repartições de forma completa. Além do monitoramento, ele automatiza processos, conferindo mais rapidez ao atendimento das necessidades dos públicos interno e externo das prefeituras.

Com a implantação do Atende.Net e o uso da funcionalidade de workflow da IPM, é possível organizar um check-list para cada atividade e monitorar como os próprios servidores estão encaminhando as demandas. Caso os prazos não sejam cumpridos corretamente ou determinada área apresente baixo índice de resolutividade, é possível intervir para que o ritmo seja recuperado e mantido. Um dos diferenciais da solução é a possibilidade do mapeamento e da execução das atividades por meio do próprio ERP, o que o torna totalmente orientado a processos.

Com a representação visual das atividades, os servidores têm acesso a um fluxograma que mostra quais passos já foram dados, quanto tempo cada um exigiu e quais serão as próximas etapas até a conclusão de determinado trabalho. A prioridade é racionalizar os recursos, diminuir a burocracia e o custo na execução dos serviços. Para o professor e coordenador da área de Tecnologia e Pesquisa da IPM, Cleber Nardelli, a criação e customização de fluxos são uma facilidade importante.

“A partir dessa personalização, podem ser feitos trâmites e deferimentos, envio de e-mails aos requerentes com informações sobre o andamento dos processos, invocação de sub-fluxos a partir de um fluxo principal, vínculo de ações do sistema Atende.Net e disponibilização para acesso a partir do workflow”, explica.

Como a solução funciona a partir de uma base de dados compartilhada por meio da cloud computing, as atualizações acontecem em tempo real e são vistas por todos os membros da administração municipal. Um exemplo: é possível mapear processos de outros órgãos, como o Corpo de Bombeiros e a Polícia. Como eles precisam emitir pareceres autorizando ou vetando solicitações encaminhadas por outros setores, como a emissão alvarás, a solução permite que eles próprios acessem o sistema e liberem os documentos.

Essa característica dá mais transparência às tramitações, o que é importante principalmente em procedimentos na área das contas públicas, por exemplo: “Na prática, os processos só avançam quando as etapas são vencidas, com a homologação dos fornecedores, a captação na requisição de compras, a emissão do edital, publicações, pareceres jurídicos e contábeis, entre outras necessidades. No caso das concorrências públicas, cada modalidade de licitação (carta-convite, pregão, tomada de preço, registro de preço) tem uma tela específica no workflow”, complementa.

A adoção de um sistema automatizado de fluxo de trabalho permite ainda reduzir os gastos, aprimorar o desempenho dos colaboradores, evitar etapas desnecessárias e melhorar a escalabilidade. Se utilizada em conjunto com o módulo de Processo Digital, que permite a anexar documentos, pode-se fazer a Gestão Eletrônica de Documentos, dispensando a necessidade de aquisição de outra ferramenta para isso. Dessa forma, os recursos públicos só serão investidos onde exista necessidade de demanda, sem que ocorram expansões arriscadas ou desnecessárias na gestão.

Para se manter atualizado, o Atende.Net recebe melhorias periódicas. Ao longo do primeiro semestre de 2017, novas melhorias para o workflow serão liberadas.