O que são processos digitais e como eles impactam a sua prefeitura?

Você sabe o que são processos digitais na administração pública?

A tecnologia está cada vez mais avançada. A todo momento surge algo novo que, na maioria das vezes, vem para facilitar a vida das pessoas.

Com tamanho poder tecnológico, por qual motivo alguns serviços ainda continuam desatualizados e morosos?

Isso fica ainda mais visível quando falamos de poder público. A comunidade e até os próprios servidores municipais já estão habituados à demora nos processos, mas com a tecnologia a seu favor isso pode mudar facilmente.

O processo digital já é realidade em muitas prefeituras graças à adoção de um novo tipo de software: os sistemas 100% em nuvem que funcionam de forma totalmente online.

O que são processos digitais?

Na administração pública, processos digitais são aqueles que empregam tecnologias da informação e comunicação (TICs) para automatizar, simplificar e aprimorar a eficiência das atividades e procedimentos realizados pelos órgãos públicos.

Eles substituem o método tradicional de uso de papel e processos manuais, tornando a gestão pública mais transparente, ágil e eficiente.

Confira abaixo quatro pontos positivos de aderir a essa facilidade na sua prefeitura:

Agilidade na rotina

Digitalizar documentos faz com que todo o processo seja mais rápido. Antes, as pessoas precisavam imprimir as informações, transportá-las para outros departamentos para que pudessem assinar o documento e depois retornar para a prefeitura, o que podia levar dias para ser concluído.

Agora, de forma on-line, tudo isso é mais rápido e não tem custo nem com o papel e nem com combustível. As filas também diminuem e os servidores municipais podem ter suas rotinas otimizadas.

Além disso, o sistema em nuvem permite o cadastro único, onde todos os dados de todos os órgãos são integrados, facilitando o acesso e a comunicação entre setores e sem a necessidade de atualizações frequentes.

Sustentabilidade e economia de recursos

Com os processos digitais, os papéis caem em desuso, o que já tem se tornado, inegavelmente, uma prática comum em empresas privadas e públicas.

Assim, as prefeituras evitam o desperdício de material e os danos ao meio ambiente. Com a integração dos dados também se diminui outros recursos públicos, como veículos e telefone.

Localização de arquivos

Servidores municipais que trabalham com processos físicos sabem o quanto é difícil encontrar pastas de processos em armários pelos setores.

O servidor perde horas e, no pior dos casos, até dias procurando por um documento, passando de setor em setor até encontrá-lo.

Com o processo de forma digital esse tipo de situação deixa de ocorrer, já que é possível localizar um documento de forma instantânea, de forma prática e organizada.

Segurança dos dados

Os documentos e dados armazenados nos computadores ou nos servidores dentro das prefeituras podem ser um verdadeiro risco para a segurança do órgão público.

Como já falamos aqui nos dois últimos textos do blog, hackers conseguem acessar informações de diversas maneiras, seja por meio de redes sociais, compras on-line, promoções, brechas no servidor, além de técnicas de engenharia social – estas são ainda mais sutis no roubo de informações privilegiadas.

Portanto, ao hospedar os dados na nuvem, os riscos são semelhantes aos que já existem em soluções tradicionais de Tecnologia da Informação.

A grande diferença é que esses data centers possuem investimentos em segurança como prioridade, possuindo protocolos que impedem invasões cibernéticas e fazendo rotinas preventivas para eliminar o risco de perda de dados.

São locais com acesso restrito de funcionários e protegidos de qualquer ação que possa prejudicar os data centers como incêndios ou enchentes.

Como você pode ver neste post, os órgãos públicos estão encaminhando-se inevitavelmente para o futuro dos processos digitais, assim como as empresas privadas têm feito.

Eles trazem agilidade a processos morosos e tornam o órgão mais inteligente e ágil, preparando as prefeituras para transformar municípios em Smart Cities.

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