Os 5 erros mais comuns em uma contabilidade municipal que não administra bem diferentes fontes de arrecadação

Uma das principais dificuldades dos profissionais que atuam na contabilidade municipal e tesourarias em prefeituras, principalmente as de menor porte, onde há escassez de recursos humanos, é a administração de recursos de diferentes fontes de arrecadação. A contabilidade municipal, neste caso, exige cuidados nesta tarefa que, quando malfeita, pode resultar em falhas na prestação de contas para os tribunais de contas e também para a União, além de perda de recursos estaduais e federais. Ou seja, atinge sobretudo, ao final, a população.

Neste post, listaremos os cinco erros mais comuns em uma contabilidade municipal que não administra bem diferentes fontes de arrecadação:

1) Falta de integração entre os diversos setores das prefeituras: é bastante comum na gestão dos municípios os diferentes setores, como arrecadação, transportes, almoxarifado, recursos humanos, financeiro, contabilidade, entre outros, trabalharem ilhados, ou seja, sem compartilharem informações em uma mesma plataforma, que converse com todos eles. Assim, a possibilidade de ocorrerem erros de informação é alta, o que afeta a administração das diferentes fontes de arrecadação;

2) Pouco conhecimento das pessoas na contabilidade e tesouraria: a falta de capacitação e treinamento de pessoal para fazer a gestão financeira dos recursos é um erro crônico para administração das fontes de arrecadação. Geralmente, as pessoas estão lotadas nestes setores para fazer o pagamento das contas, de “qualquer jeito”, e onde for “mais fácil”. Não há a preocupação em fazer uma gestão financeira responsável, que ajude a prefeitura a aplicar os recursos arrecadados de forma correta.

3) Má gestão da verba recebida: Na contabilidade municipal e tesouraria percebe-se, por exemplo, que o dinheiro recebido do Estado para construir uma ponte é aplicado em outra situação. Outra: a despesa é de educação, mas o servidor da tesouraria não tem dinheiro nas contas desta finalidade e faz o pagamento em uma conta de outra área, para não ter “problema”. Na verdade, está se criando um problema ainda maior ainda lá na frente, com chances de rejeição das contas junto ao tribunal.

4) Falta de investimento em estrutura, softwares e pessoas: em algumas prefeituras não há uma preocupação real em investir em estrutura, sistemas informatizados de gestão e capacitação de pessoas para que a administração das fontes de arrecadação sejam feitas de forma correta. O problema não é enfrentado no curto prazo, e, na maioria da vezes, vai estourar na prestação de contas com os tribunais. Lá na frente, quem acaba prejudicada é a população, pois uma verba que seria recebida por convênio pode ser bloqueada por problemas na prestação de contas.

5) Descontrole da informação: muitas prefeituras não possuem um sistema ou software de apoio para fazer a administração das diferentes fontes de arrecadação. A contabilidade municipal e tesouraria ficam sozinhos nesta tarefa, com milhares de informações desencontradas e desorganizadas, em formatos diferentes. Aí, é complicado o gerenciamento e erros de arrecadar uma fonte e pagar em outra acontecem mais do que se imagina.

Agora que você já conheceu os erros mais comuns em uma contabilidade municipal que não administra bem as fontes de arrecadação, a pergunta é como vencer esses problemas. A tecnologia, neste caso, pode ser uma grande aliada.

Colaborou Marilane Schenkel, da IPM