Prestação de contas para Tribunais e fechamento de exercício: como prevenir inconsistências

Um dos grandes desafios para as prefeituras no que diz respeito às finanças públicas é a prestação de contas com os Tribunais de Contas de cada estado e os esforços para o fechamento do exercício. Estas são tarefas que afligem contadores, tesoureiros, procuradores e prefeitos municipais, pois são muito passíveis a erros. O fechamento de exercício tem regras específicas para cada Estado, que se não forem estudadas previamente podem resultar na entrega das contas de forma equivocada, significando um grande problema para o executivo.

Ainda é comum os servidores municipais responsáveis pela prestação de contas não efetuarem as conferências das bases de dados de forma correta no fechamento do exercício. Deste modo, ao final do ano, quando inicia o fechamento do exercício, são detectadas inúmeras inconsistências, tais como contas com saldo invertido, erros nas fontes de recursos, erros na conciliação bancária, dentre outros. E isso ocorre tanto nas pequenas como nas grandes prefeituras por todo o país.

Há também a falta de conhecimento dos servidores das prefeituras sobre os sistemas de prestação de contas em cada estado, como o Sfinge, em Santa Catarina. Não há noção completa das regras, o que mostra também falta de capacitação das pessoas nesta área. Aí, na hora de realizar a prestação de contas no fechamento do exercício, erros acontecem e deixam um clima de apreensão entre os servidores envolvidos.

Sem a prestação de contas realizada de forma correta, os municípios não conseguirão obter todas as certidões negativas de débito e, consequentemente, haverá bloqueio de convênios e outras verbas importantes para a população.

No fechamento do exercício, a tecnologia é a grande aliada. É imprescindível realizar essa atividade com o suporte de um sistema de gestão pública. O Atende.Net, da IPM, por exemplo, facilita a conferência das contas pois, por ter a base de dados integrada com todas as áreas das prefeituras, pode detectar inconsistências de forma automática. Isso ajuda a deixar as informações prontas para prestação de contas. Outra facilidade é o workflow, ou seja, a conferência é realizada por etapas, de forma organizada.

Com sistema ou sem sistema, uma dica importante no fechamento do exercício é acompanhar constantemente a atualização de regras pelo site dos Tribunais de Contas de cada Estado. O objetivo é se antecipar às mudanças na legislação, na contabilidade e novas metodologias.

Crédito de imagem: Jarmoluk/CC