Técnicas para facilitar a organização das compras públicas

Trabalhar com compras públicas em prefeituras exige muita atenção por parte dos servidores no que diz respeito as várias etapas do processo licitatório, que levam em consideração a legislação, o contato com fornecedores, entre outras atividades. Uma das ferramentas primordiais que facilitam o trabalho de quem atua nesta área nos municípios é dispor de um sistema de gestão público informatizado. A partir dele, é possível aplicar técnicas que melhoram a organização das compras públicas. Neste post, vamos listar técnicas que melhoraram o desempenho e organizam as compras públicas:

5 técnicas para otimizar as compras públicas

1 – Estar em ambiente web – Quando as compras públicas são realizadas com o apoio de um sistema de gestão em ambiente web, tudo fica mais fácil. Assim, as requisições conseguem chegar até o setor de compras com mais rapidez e sem burocracia. Por exemplo: um posto de saúde pode fazer a requisição online de um medicamento em falta, sem trâmites burocráticos. A captação do material – ou serviço – se faz automaticamente. Sem essa ferramenta, é preciso fazer os pedidos em planilhas ou editores de texto, e gastar com impressão do documento em papel para levá-lo até o setor de compras.

2 – Integração com pregões eletrônicos – Ter um software de gestão que esteja interligado diretamente com o Cidade Compras, por exemplo. Essa integração facilita e muito os pregões eletrônicos, pois não há necessidade de redigitar os lances já feitos em ambiente Cidade Compras.

3 – Trabalhe com workflow – Uma das técnicas que mais facilita a organização das compras públicas é o workflow, uma espécie de check-list a cada etapa dos processos licitatórios nas prefeituras. Na prática, o processo só vai pra frente quando as etapas são vencidas, como a homologação dos fornecedores, a captação na requisição de compras, a emissão do edital, publicações, pareceres jurídicos e contábeis, dentre outras. Cada modalidade de licitação (carta-convite, pregão, tomada de preço, registro de preço) tem uma tela específica de workflow.

4 – Utilize gadgets para licitação no seu computador – há ferramentas ligadas a sistemas de gestão que emitem sinais e informações sobre os processos licitatórios na área de trabalho do computador do usuário, facilitando o controle do processo. É possível, com isso, monitorar o vencimento de contratos e o status de cada processo de compra pública. Se certo produto faltar no estoque de uma farmácia, o item vai aparecer em vermelho no gadget, o que indica a necessidade de iniciar um processo licitatório para aquisição do produto.

5 – Permita o acesso ao sistema de gestão ao fornecedor: É interessante que a empresa participante do processo licitatório tenha acesso ao módulo web de licitações da prefeitura, acessado por meio de login e senha. Com isso, em caso de pregões presenciais, o fornecedor já pode adiantar o preenchimento das propostas ainda na sua empresa, além de ditar os lances, entre outras tarefas. Utilize criptografia para dar sigilo aos dados preenchidos.

Se você tiver alguma dúvida quanto às técnicas para organização das compras públicas faça contato com a gente aqui no blog.

Crédito de imagem: Jarmoluk/CC